XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede für Handwerksbetriebe

Was eine E-Rechnung ausmacht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung – auch dann nicht, wenn sie digital versendet wird.

XRechnung: reines XML

• Reine XML-Datei ohne eigene Bildansicht – für Menschen nur mit Viewer lesbar
• Standard der öffentlichen Verwaltung; für Rechnungen an Behörden oft verlangt
• Syntax UBL oder UN/CEFACT CII
• Vorteil: eindeutig, kein Auseinanderlaufen von Sicht- und Datenteil

ZUGFeRD / Factur-X: PDF mit eingebettetem XML

• Hybridformat: lesbares PDF/A-3 plus eingebettete XML-Datei
• Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil, das PDF dient nur der Ansicht
• Vorteil: Empfänger ohne Spezialsoftware können die Rechnung trotzdem lesen
• Zulässig sind laut BMF die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG – nicht MINIMUM und BASIC-WL

Welches Format für Handwerker?

Für die Mehrzahl der Betriebe ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die praktische Wahl, weil Kunden die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen können. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, braucht in der Regel XRechnung. Gute Handwerkersoftware beherrscht beide Formate und wählt das passende je Kunde.

Darauf kommt es bei der Software an

• Export in XRechnung und in ZUGFeRD (mindestens Profil EN 16931)
• Eingebaute Validierung vor dem Versand
• Unveränderbare Archivierung im Originalformat
• Umgang mit Skonto und Abschlagsrechnungen