E-Rechnung für Handwerker: Was Sie jetzt wissen müssen
Empfangen müssen Sie sie schon, ausstellen bald: Fristen, Formate, Ausnahmen und Besonderheiten am Bau – mit Quellen. Stand: 20.10.2026.
Daten zuletzt geprüft: 20. Oktober 2026
Die Fristen auf einen Blick
- seit 01.01.2025Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
- bis 31.12.2026Ausstellung per Papier oder PDF (mit Zustimmung) weiter erlaubt.
- ab 01.01.2027Ausstellungspflicht für B2B-Rechnungen bei Vorjahresumsatz über 800.000 €.
- ab 01.01.2028Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung erlaubt. Ein PDF oder Scan ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
Welche Formate sind erlaubt?
- XRechnung: reines XML, vor allem bei öffentlichen Auftraggebern üblich.
- ZUGFeRD / Factur-X: PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zulässig ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Maßgeblich bei hybriden Dateien ist der strukturierte XML-Teil.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) – Empfangspflicht besteht trotzdem.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen an ausländische Empfänger.
Besonderheiten am Bau
Mit Schreiben vom 23.02.2026 hat das BMF auf Initiative von ZDH und ZDB Erleichterungen für elektronische Baurechnungen bis zum 30.06.2030 eingeräumt: Im strukturierten Teil genügen Summen je Gewerk, wenn eine menschenlesbare Anlage mit Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis (z. B. GAEB) eindeutig referenziert wird. Auch Teilentgelte und Steuerbeträge bei Abschlags- und Schlussrechnungen dürfen in einem unstrukturierten Anhang stehen. Ein weiteres BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ergänzt unter anderem Regeln zu Anzahlungs- und Endrechnungen; wir haben es bisher nur über Sekundärquellen gelesen und prüfen es im Original.
Archivierung und Aufbewahrung
Rechnungen als Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV). Die E-Rechnung muss im Originalformat unveränderbar archiviert werden; ein Ausdruck genügt nicht.
Folgen bei Verstößen
Wer vorsätzlich oder leichtfertig Rechnungen nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig (§ 26a UStG); in der Literatur wird eine Geldbuße bis 5.000 € genannt. Für Ihre Kunden kann eine formal fehlerhafte Rechnung den Vorsteuerabzug verzögern.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Zentrales Postfach für eingehende E-Rechnungen einrichten und einen Viewer bereithalten.
- Prüfen, ob Ihre Software XRechnung und/oder ZUGFeRD (EN 16931) versendet und empfängt.
- Auf Archivierung im Originalformat (GoBD) und Abschlags-/Schlussrechnungen achten.
- Steuerberater einbinden (DATEV-Schnittstelle prüfen).
Welche Software beherrscht die E-Rechnung?
Nach Anbieterangaben auf den geprüften Seiten. „–“ heißt: nicht belegt, kein Beweis für „nein“.
| Anbieter | Versand | Empfang | Formate laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| Plancraft | XRechnung | ||
| ToolTime | XRechnung, ZUGFeRD | ||
| HERO Software | ZUGFeRD, XRechnung (als XML aus ZUGFeRD-Datei) | ||
| Craftnote | nicht verifiziert | ||
| openHandwerk | nicht verifiziert | ||
| Meisterwerk | nicht verifiziert | ||
| Das Programm (synatos) | nicht verifiziert | ||
| Lexware handwerk | nicht verifiziert | ||
| STREIT Handwerkersoftware | ZUGFeRD, XRechnung | ||
| Bosch OfficeOn | ZUGFeRD, XRechnung |
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker schon 2026 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Bis 31.12.2026 dürfen Sie B2B-Rechnungen noch per Papier oder PDF (mit Zustimmung des Empfängers) stellen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit dem 01.01.2025.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nur noch während der Übergangszeit. Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung. Nach den Übergangsfristen brauchen Sie ein strukturiertes Format (XRechnung oder ZUGFeRD).
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) sowie Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Wird die Pflicht noch verschoben?
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert eine Verschiebung der Ausstellungspflicht ab 2027 auf den 01.01.2028. Stand 20.10.2026 ist keine Verschiebung beschlossen. Es gilt der gesetzliche Zeitplan.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre. E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. hybride Datei mit XML) unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht.
Quellen & Hinweis
- § 14 UStG und § 27 UStG (Abs. 38 Übergangsregelung)
- ZDH: Elektronische Rechnung
- ZDH: Erleichterungen für elektronische Baurechnungen (BMF 23.02.2026)
- § 147 AO (Aufbewahrung)
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand kann sich ändern; maßgeblich sind Gesetz und BMF-Schreiben.