E-Rechnung empfangen: Postfach, Viewer und Ablage im Handwerksbetrieb
Die Empfangspflicht gilt bereits – ohne Übergangsfrist. Mit drei Bausteinen sind Sie auf der sicheren Seite.
Daten zuletzt geprüft: 20. Oktober 2026
Das gilt seit 01.01.2025
Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Der Empfang über ein E-Mail-Postfach genügt als Kanal. Ein Bundesportal zum Einreichen von B2B-Rechnungen gibt es nicht.
Die drei Bausteine
- Postfach: eine zentrale Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de, die auch im Urlaub oder bei Krankheit geprüft wird
- Viewer: kostenlose Lesesoftware oder die Funktion Ihrer Handwerkersoftware, damit der XML-Inhalt lesbar wird
- Archiv: unveränderbare Ablage im empfangenen Originalformat
Prüfen, bevor Sie zahlen
Auch E-Rechnungen sollten Sie inhaltlich prüfen: Stimmen Leistung, Betrag und Steuersatz? Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden. Ein reiner Formatfehler macht die Datei nach dem Verständnis der Finanzverwaltung nicht zur E-Rechnung.
Archivierung
E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. Hybriddatei) unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild reicht nicht aus. Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen mit acht Jahren Aufbewahrungsfrist.
Wie Software hilft
Viele Handwerkerprogramme lesen eingehende E-Rechnungen ein, ordnen sie Lieferanten und Projekten zu und übergeben sie per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater. Fragen Sie im Vergleich nach Eingangsrechnungen, nicht nur nach dem Versand.