E-Rechnung im Handwerk 2027: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung

Schritt 1: Klären, ab wann Sie ausstellen müssen

Entscheidend ist Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr. Lag er 2026 über 800.000 €, müssen Sie Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 01.01.2027 als E-Rechnung ausstellen. Alle übrigen Betriebe folgen ab dem 01.01.2028. Grundlage ist § 14 UStG mit der Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG.

Eine Verschiebung gibt es nicht: Der ZDH hatte den Aufschub auf 2028 gefordert, das BMF hält mit dem Schreiben vom 15.10.2026 aber am gesetzlichen Zeitplan fest (Stand 24.10.2026).

• Betroffen: Rechnungen an inländische Unternehmer (B2B), auch an Hausverwaltungen, Bauträger und Generalunternehmer
• Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden – hier bleiben Papier und PDF erlaubt
• Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG

Schritt 2: Den Empfang sicherstellen (gilt schon heute)

Seit dem 01.01.2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Lieferanten wie der Großhandel schicken sie bereits. Richten Sie ein zentrales Postfach ein (z. B. rechnungen@ihre-firma.de), halten Sie einen Viewer bereit, der den XML-Inhalt lesbar macht, und legen Sie die Dateien im Originalformat ab.

Schritt 3: Bestandsaufnahme Ihrer Rechnungsstellung

Notieren Sie, wie heute Rechnungen entstehen: in Word oder Excel, in einem Rechnungsprogramm oder in einer Handwerkersoftware. Zählen Sie grob, wie viele Rechnungen pro Monat an Geschäftskunden gehen und welche Arten vorkommen.

• Einzelrechnungen nach Auftrag oder Stundenzettel
• Abschlags- und Schlussrechnungen bei größeren Bauvorhaben
• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (dort ist XRechnung mit Leitweg-ID schon länger Pflicht)
• Wartungs- und Serienrechnungen

Schritt 4: Format wählen – XRechnung oder ZUGFeRD

Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist reines XML und für Menschen ohne Viewer nicht lesbar. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebettetem XML: Ihr Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch aus.

Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die praktische Wahl. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist es ab Version 2.0.1 zulässig, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Eine PDF-Datei aus Word oder Excel ist dagegen keine E-Rechnung.

Schritt 5: Software prüfen oder auswählen

Mit Word und Excel lässt sich keine gültige E-Rechnung erzeugen. Sie brauchen ein Programm, das die Datei aus Ihren Rechnungsdaten erzeugt. Prüfen Sie Ihr bestehendes Programm oder neue Anbieter anhand dieser Punkte:

• Versand als ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) und als XRechnung
• Empfang: Eingangsrechnungen einlesen, prüfen und Projekten zuordnen
• Abschlags- und Schlussrechnungen mit Verweis auf das Leistungsverzeichnis (GAEB)
• Revisionssichere Ablage im Originalformat
• DATEV-Schnittstelle oder Export für den Steuerberater

Schritt 6: Stammdaten und Kundendaten vorbereiten

Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten dahinter. Fehlende Pflichtangaben fallen bei der Prüfung der Datei sofort auf. Pflegen Sie deshalb vor dem Start Ihre eigenen Firmendaten und die Ihrer Geschäftskunden.

• Eigene Daten: vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung
• Kundendaten: exakte Firmierung, Anschrift, E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
• Bei Behörden und manchen Großkunden: Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz
• Skonto: Im XRechnung-Standard gibt es kein eigenes Feld; der ZDH empfiehlt eine feste Schreibweise im Freitext

Schritt 7: Testen, bevor es ernst wird

Schicken Sie Ihre ersten E-Rechnungen schon 2026 an zwei oder drei Stammkunden und fragen Sie nach, ob sie sauber ankommen. Lassen Sie eine Datei mit einem Validator prüfen (z. B. dem kostenlosen KoSIT-Validator) und stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, wie die Rechnungen in die Buchhaltung kommen. E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 den älteren BMF-Vorgaben entsprechen, beanstandet die Finanzverwaltung nicht – ein guter Zeitraum zum Üben.

Schritt 8: Archivierung und Abläufe festlegen

E-Rechnungen müssen acht Jahre lang im Originalformat aufbewahrt werden, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild reicht nicht. Halten Sie kurz schriftlich fest, wer Rechnungen erstellt, prüft und ablegt (Verfahrensdokumentation nach GoBD). Das hilft auch bei Urlaub oder Krankheit.

Zeitplan: So viel Vorlauf brauchen Sie

• Pflicht ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €): Schritte 1–6 bis Ende November 2026, Testphase im Dezember
• Pflicht ab 2028: Software-Entscheidung im ersten Halbjahr 2027, Testbetrieb ab Herbst 2027
• Empfang: sofort, falls noch nicht eingerichtet