Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Beispiele und typische Fehler
Die Rechnungsnummer ist Pflichtangabe. Sie muss einmalig sein und der Zuordnung dienen. Hier stehen die Regeln und sinnvolle Systeme.
Daten zuletzt geprüft: 23. Oktober 2026
Das verlangt das Gesetz
Nach § 14 Abs. 4 UStG gehört auf jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Sie darf aus Zahlen und Buchstaben bestehen.
Beispiele für Systeme
- Einfach fortlaufend: 1, 2, 3 … oder 0001, 0002 …
- Mit Jahr: 2026-0001 (Zählung beginnt jedes Jahr neu)
- Mit Kürzel: R-2026-0001 für Rechnungen, A-2026-0001 für Angebote
- Getrennte Kreise: je Betriebsstätte oder je Dokumentart eine eigene Reihe
Lücken und mehrere Kreise
Mehrere Nummernkreise sind zulässig, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird und die Reihen nachvollziehbar sind. Lücken sind nicht automatisch schädlich, Sie sollten sie aber erklären können, etwa durch stornierte Entwürfe. Das Finanzamt achtet darauf, dass die Vergabe nachvollziehbar ist.
Häufige Fehler
- Dieselbe Nummer zweimal vergeben, etwa durch parallele Excel-Dateien
- Nummern nachträglich ändern oder alte Rechnungen überschreiben
- Korrekturen ohne eigene Nummer, statt Storno und Neuausstellung
- Nummern im Entwurf vergeben, die später gelöscht werden, ohne Dokumentation
Mit Software leichter
Handwerkersoftware vergibt die Nummer automatisch und verhindert Doppelungen. Bei Excel und Word sollten Sie eine Liste führen und jede Nummer nur einmal vergeben.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Lücken sind nicht automatisch ein Fehler, sollten aber erklärbar sein. Mit Software vermeiden Sie das Problem.
Darf ich Buchstaben in der Rechnungsnummer verwenden?
Ja. Zahlen- oder Buchstabenfolgen sind zulässig, solange die Nummer einmalig und nachvollziehbar ist.
Fängt die Nummer jedes Jahr neu an?
Das ist möglich, wenn das Jahr Teil der Nummer ist, zum Beispiel 2026-0001. So bleibt jede Nummer insgesamt einmalig.