Schlussrechnung schreiben: Aufbau, Abzug der Abschläge & Fälligkeit
Die Schlussrechnung rechnet die gesamte Leistung ab und zieht alle Abschläge ab. Hier steht, wie sie aufgebaut ist und wann Ihr Geld fällig wird.
Daten zuletzt geprüft: 23. Oktober 2026
Was die Schlussrechnung leistet
Sie fasst die gesamte erbrachte Leistung zusammen und rechnet sie gegen alle bereits gezahlten Abschläge ab. Übrig bleibt der Restbetrag. Grundlage sind Auftrag, Aufmaß und die Leistungsstände aus den Abschlagsrechnungen.
So bauen Sie sie auf
- Gesamtleistung mit Positionen oder Aufmaß, bei Bedarf als Anlage
- Gesamtbetrag netto, Umsatzsteuer und brutto
- Alle Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag (netto, Umsatzsteuer, brutto)
- Abzug der geleisteten Abschläge
- Restbetrag, Zahlungsziel und Bankverbindung
- Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, besonders Rechnungsnummer und Leistungszeitraum
Fälligkeit: BGB und VOB/B
Beim Werkvertrag wird die Vergütung grundsätzlich mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Bei Bauverträgen setzt die Fälligkeit zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung voraus (§ 650g Abs. 4 BGB).
Ist die VOB/B vereinbart, wird die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B). Ob die VOB/B gilt, hängt von Ihrem Vertrag ab.
Typische Fehler
- Abschläge nur netto abgezogen, aber die Umsatzsteuer nicht korrekt berücksichtigt
- Nicht prüfbare Abrechnung ohne Aufmaß oder Leistungsverzeichnis
- Abnahme nicht dokumentiert, daher unklare Fälligkeit
- Rechnungsnummer doppelt oder Leistungszeitraum fehlt
E-Rechnung bei der Schlussrechnung
Auch die Schlussrechnung muss im B2B-Bereich künftig eine E-Rechnung sein. Für Bauleistungen gelten laut BMF-Schreiben vom 23.02.2026 befristet Erleichterungen bei der Darstellung von Leistungsverzeichnissen. Details auf unserer Seite zur E-Rechnung.
Häufige Fragen
Muss ich in der Schlussrechnung alle Abschläge auflisten?
Ja, das ist üblich und für die Prüffähigkeit wichtig. Führen Sie jede Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum und Betrag auf.
Wann darf ich die Schlussrechnung stellen?
Nach Fertigstellung und in der Regel nach Abnahme der Leistung. Bei Bauverträgen setzt die Fälligkeit Abnahme und eine prüffähige Schlussrechnung voraus.
Wie lange hat der Kunde Zeit zu zahlen?
Das richtet sich nach dem Vertrag. Ohne Vereinbarung ist die Vergütung mit Abnahme fällig. Nach der VOB/B gilt 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung. Ein Zahlungsziel auf der Rechnung sollten Sie trotzdem angeben.