Handwerkersoftware wechseln: Checkliste für Datenübernahme und Umstieg

Warum ein Wechsel sich lohnen kann

• Die alte Lösung unterstützt keine E-Rechnung oder keine mobile App.
• Mitarbeiter und Büro arbeiten in getrennten Systemen mit doppelter Erfassung.
• Preise oder Zusatzmodule sind über die Jahre unübersichtlich geworden.
• Der Anbieter entwickelt das Produkt nicht mehr weiter.

Was Sie vor dem Wechsel sichern müssen

Rechnungen, Belege und buchungsrelevante Daten unterliegen Aufbewahrungsfristen (8 bzw. 10 Jahre, siehe unseren Ratgeber). Sie müssen sie auch nach der Kündigung lesbar und unveränderbar vorhalten können.

• Kunden- und Objektstammdaten als CSV oder Excel
• Artikel- und Leistungskatalog samt Preisen
• Offene Angebote, laufende Aufträge und Projekte
• Offene Posten und Zahlungsstatus
• Alle Ausgangsrechnungen und Belege als PDF bzw. im Originalformat
• Zeitkonten, Urlaubsstände und Dokumente der Mitarbeiter

Die Datenübernahme planen

1. Fragen Sie den neuen Anbieter, welche Formate er importiert und ob es einen Migrationsservice gibt (teils kostenlos, teils als Einrichtungspaket).
2. Importieren Sie zuerst einen Testbestand und prüfen Sie Umlaute, Adressen und Preise.
3. Laufende Projekte besser im alten System abschließen und nur neue im neuen anlegen.
4. Stichtag zum Monatswechsel wählen, damit Abrechnung und Nummernkreise sauber bleiben.
5. Rechnungsnummern fortführen, damit keine Dopplung entsteht.

Fragen an den neuen Anbieter

• Welche Daten lassen sich importieren, welche nicht?
• Was kostet die Einrichtung oder Datenübernahme?
• Gibt es eine Einarbeitung oder Schulung für das Team?
• Wie lange läuft der Parallelbetrieb mit der alten Lösung?
• Welche Kündigungsfrist hat die alte Lösung, und wann endet die Laufzeit?

Typische Fehler

• Alte Software zu früh kündigen und danach keinen Zugriff mehr auf Belege haben.
• Alles auf einmal umstellen, statt mit einem Pilotteam zu starten.
• Mitarbeiter nicht einbinden: Die App muss auf der Baustelle funktionieren.