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Mahnung erstellen: Vorlage für Zahlungserinnerung bis letzte Mahnung

Stufe wählen, Rechnung eintragen, als PDF speichern. Verzugszinsen und Pauschale rechnet der Generator mit. Ohne Anmeldung.

Daten zuletzt geprüft: 23. Oktober 2026

1. Art des Schreibens
2. Absender (Ihr Betrieb)
3. Schuldner
4. Offene Rechnung
5. Schreiben und Frist

Checkliste für eine wirksame Mahnung

  • Name und Anschrift des Gläubigers
  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Offener Betrag und Fälligkeit
  • Zahlungsfrist liegt in der Zukunft
  • Kontoverbindung (IBAN)
  • Beginn des Verzugs angegeben

5 Punkte fehlen noch. Das Schreiben lässt sich trotzdem schon ansehen.

Nur Ihre Absenderdaten bleiben in Ihrem Browser, Kundendaten werden nicht gespeichert und nicht an unseren Server übertragen. Versenden Sie Mahnungen nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben.

Ihr Betrieb · Straße · PLZ Ort

Schuldner Straße PLZ Ort

01.01.2026

1. Mahnung zur Rechnung Nr. … vom 17.11.2025

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz Fälligkeit am 01.12.2025 haben wir für die Rechnung Nr. … vom 17.11.2025 über 0,00 € keinen Zahlungseingang festgestellt. Sie befinden sich seit dem 02.12.2025 im Zahlungsverzug.

Zusätzlich machen wir die gesetzliche Verzugspauschale von 40,00 € gemäß § 288 Abs. 5 BGB geltend.

Bitte überweisen Sie 40,00 € bis spätestens 08.01.2026 auf das unten genannte Konto.

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Offener Rechnungsbetrag (Rechnung Nr. … vom 17.11.2025)
0,00 €
Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB)
40,00 €
Gesamtforderung
40,00 €

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Betrieb

Wann welche Mahnung?

Der Mahnfristen-Rechner zeigt, wann Verzug eintritt und wann Sie welche Stufe versenden sollten. Handwerkersoftware erledigt Mahnlauf und offene Posten automatisch.

Mahnfristen berechnenVerzugszinsen berechnenHandwerkersoftware vergleichen

Die drei Mahnstufen im Überblick

  • Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Zinsen, mit klarer Zahlungsaufforderung und Frist.
  • 1. Mahnung: Hinweis auf den Verzug, Verzugszinsen und, bei Unternehmen, die Pauschale von 40 €.
  • Letzte Mahnung: letzte Frist mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder der Übergabe an einen Anwalt.

Typische Fehler in Mahnungen

  • Keine konkrete Frist, sondern nur „umgehend“ oder „zeitnah“
  • Falscher Betrag, weil Zinsen oder Teilzahlungen nicht berücksichtigt sind
  • Pauschale von 40 € gegenüber Privatkunden geltend gemacht
  • Überhöhte oder pauschale „Mahngebühren“ ohne tatsächliche Kosten
  • Kein Nachweis über den Zugang der Mahnung

Eine saubere Rechnung mit Zahlungsziel verhindert viele Mahnungen: Rechnung erstellen. Hintergründe im Ratgeber Rechnung schreiben als Handwerker.

Der Generator liefert Mustertexte und eine Rechenhilfe, keine Rechtsberatung. Bei strittigen Forderungen, Insolvenz des Kunden oder Verträgen mit eigenen Zahlungsregeln lassen Sie das Schreiben vor dem Versand prüfen.

Häufige Fragen

Ist der Mahnschreiben-Generator kostenlos?

Ja, ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse. Ihre Absenderdaten bleiben im Browser, Kundendaten werden nicht gespeichert und nicht an unseren Server gesendet.

Was muss in einer Mahnung stehen?

Name und Anschrift beider Seiten, Rechnungsnummer und -datum, der offene Betrag, die Fälligkeit, eine klare Zahlungsaufforderung mit Frist und Ihre Kontoverbindung. Ab der ersten Mahnung gehören Hinweis auf den Verzug, Verzugszinsen und gegebenenfalls die Verzugspauschale dazu.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis auf eine offene Rechnung. Eine Mahnung fordert den Kunden ausdrücklich zur Zahlung auf und kann den Verzug auslösen. Gegenüber Verbrauchern ohne Zahlungsziel muss deshalb schon die Erinnerung eine klare Zahlungsaufforderung mit Frist enthalten.

Welche Frist setze ich in der Mahnung?

Üblich sind 7 bis 14 Tage. Wichtig ist, dass die Frist angemessen ist und ein konkretes Datum nennt. Der Generator rechnet das Fristdatum aus dem Schreibdatum und der Anzahl der Tage.

Darf ich Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale verlangen?

Verzugszinsen ja, sobald der Kunde im Verzug ist: Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte bei Unternehmen, plus 5 bei Verbrauchern. Die Pauschale von 40 € steht nur gegenüber Schuldnern zu, die keine Verbraucher sind (§ 288 BGB). Für Privatkunden lässt der Generator sie weg.

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Eine feste Zahl schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich sind Zahlungserinnerung, eine Mahnung und eine letzte Mahnung mit Hinweis auf das gerichtliche Mahnverfahren. Wann Sie welche Stufe versenden, berechnet der Mahnfristen-Rechner.

Wie versende ich die Mahnung rechtssicher?

So, dass Sie den Zugang nachweisen können: per Einwurf-Einschreiben, Bote mit Zeugen oder E-Mail mit Zustellnachweis. Die Fristen beginnen erst mit Zugang. Heben Sie Versandbeleg und Kopie auf.