E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)

Rechnungen im strukturierten Format erstellen, versenden und empfangen – Pflicht im B2B-Bereich.

Daten zuletzt geprüft: 20. Oktober 2026

Was die Funktion leistet

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931: entweder XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Empfangen müssen alle Unternehmen sie bereits seit 2025, ausstellen ab 2027 bzw. 2028 (je nach Vorjahresumsatz). Die Software muss das Format erzeugen, validieren, versenden und – oft übersehen – eingehende E-Rechnungen lesen und revisionssicher archivieren.

So läuft es im Alltag

Beim Erstellen wählt die Software das Format; Pflichtangaben wie Leitweg-ID oder Zahlungsbedingungen werden geprüft.
Der Versand erfolgt per E-Mail, Portal oder Peppol; öffentliche Auftraggeber erwarten oft XRechnung.
Eingehende E-Rechnungen landen im Posteingang, werden ausgelesen und für die Buchhaltung bereitgestellt.

Nutzen

Sie erfüllen die gesetzliche Pflicht ohne Handarbeit und bekommen Eingangsrechnungen automatisch in die Buchhaltung.

Häufiger Stolperstein

„E-Rechnung“ heißt bei manchen Anbietern nur, dass ein PDF versendet wird. Entscheidend ist das eingebettete oder separate XML-Format.

Diese Fragen sollten Sie dem Anbieter stellen

Welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD, welche Version/Profile) werden erzeugt?
Können auch eingehende E-Rechnungen verarbeitet und archiviert werden – oder nur ausgehende gesendet?
Ist das XML-Original GoBD-konform archiviert?
Kostet die Funktion extra?

Welche Anbieter bieten das?

14 von 17 Anbietern bewerben die Funktion auf ihrer Website, bei 3 konnten wir es nicht belegen. Details und Tarifbindung stehen im jeweiligen Testbericht.

Besonders wichtig für

Bauunternehmen & Ausbaugewerke Elektriker Sanitär, Heizung & Klima Dachdecker Hausmeisterservice & Objektbetreuung Gebäudereinigung & Objektreinigung