E-Rechnung von A bis Z

B

BT / BG (Business Term / Business Group)Feldnummern der EN 16931

Jedes Datenfeld der europäischen Norm hat eine Nummer, z. B. BT-1 Rechnungsnummer oder BT-10 Käuferreferenz. Gruppen von Feldern heißen BG, z. B. BG-25 Rechnungsposition. Fehlermeldungen von Prüfwerkzeugen nennen meist diese Nummern.

C

CII (Cross Industry Invoice)XML-Syntax von UN/CEFACT

Eine der beiden erlaubten XML-Schreibweisen für die E-Rechnung. ZUGFeRD nutzt immer CII, die XRechnung kann CII oder UBL sein. Inhaltlich sind beide gleichwertig.

CIUSNationale Ausprägung der Norm

Core Invoice Usage Specification: Eine Spezifikation, die die EN 16931 für einen Zweck einschränkt oder präzisiert. Die XRechnung ist die deutsche CIUS für öffentliche Auftraggeber.

E

E-RechnungStrukturierte elektronische Rechnung

Nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der EN 16931 entsprechen. Ein PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.Alles zur Pflicht

EmpfangspflichtSeit 01.01.2025 für alle

Jedes inländische Unternehmen muss seit 2025 E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, sofern Sie die Dateien lesen und im Original archivieren können.E-Rechnung-Viewer

EN 16931Europäische Norm für E-Rechnungen

Legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie heißen (das semantische Datenmodell), und welche XML-Syntax zulässig ist. Alle in Deutschland zulässigen Formate bauen darauf auf.

F

Factur-XFranzösischer Zwilling von ZUGFeRD

Technisch identisch mit ZUGFeRD ab Version 2.1, gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickelt. Eine Factur-X-Datei ist damit auch in Deutschland eine gültige E-Rechnung, sofern das Profil passt.

G

GoBDRegeln für digitale Buchführung

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Für E-Rechnungen heißt das: im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar archivieren.

H

Hybride RechnungPDF und XML in einer Datei

Eine Rechnung, die ein lesbares PDF und die strukturierten Daten als XML enthält, z. B. ZUGFeRD. Steuerlich maßgeblich ist der XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML.

K

KleinbetragsrechnungBis 250 € brutto keine Pflicht

Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF gestellt werden, auch nach Beginn der E-Rechnungspflicht.

KleinunternehmerVon der Ausstellungspflicht ausgenommen

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht gilt trotzdem.

KoSITPflegt die XRechnung

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards in Bremen verantwortet die XRechnung und stellt einen kostenlosen Validator bereit, mit dem sich E-Rechnungen gegen alle Regeln prüfen lassen.

L

Leitweg-IDAdresse bei öffentlichen Auftraggebern

Eine Kennung, über die Behörden eingehende E-Rechnungen der richtigen Stelle zuordnen. Sie gehört als Käuferreferenz (BT-10) in die Rechnung. Aufbau: Grobadressierung, optional Feinadressierung, zweistellige Prüfziffer.Leitweg-ID prüfen

O

OZG-RERechnungsportal von Bund und Ländern

Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform. Über sie reichen Sie E-Rechnungen bei Bundesbehörden und mehreren Ländern ein, per Upload, Web-Formular, E-Mail oder Peppol.

P

PDF/A-3Archiv-PDF mit Anhängen

Eine Variante des PDF-Standards, die Dateien einbetten darf. ZUGFeRD nutzt sie, um das XML im PDF mitzuliefern.

PeppolEuropäisches Netz für E-Rechnungen

Ein Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden E-Rechnungen sicher austauschen. Der Zugang läuft über einen Dienstleister (Access Point). Für Handwerker vor allem bei öffentlichen Aufträgen und Großkunden relevant.

Profil (ZUGFeRD)Wie viele Daten im XML stecken

ZUGFeRD kennt die Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Als E-Rechnung zulässig sind laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 alle außer MINIMUM und BASIC WL.

S

Sonstige RechnungPapier oder einfaches PDF

Jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier oder ein elektronisches Format ohne strukturierte Daten. Im B2B nur noch in der Übergangszeit und für die Ausnahmen zulässig.

Ü

ÜbergangsfristBis Ende 2026 bzw. 2027

Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen B2B-Rechnungen bis 31.12.2026 noch auf Papier oder (mit Zustimmung) als PDF gestellt werden. Wer 2026 höchstens 800.000 € umgesetzt hat, darf das noch bis 31.12.2027.Fahrplan als Grafik

U

UBL (Universal Business Language)XML-Syntax von OASIS

Die zweite erlaubte XML-Schreibweise neben CII. Sie ist im Peppol-Netz verbreitet. Für Sie als Rechnungssteller spielt es keine Rolle, welche Syntax Ihre Software erzeugt.

V

ValidatorPrüft E-Rechnungen auf alle Regeln

Ein Programm, das eine E-Rechnung gegen das XML-Schema und die Geschäftsregeln (Schematron) prüft. Behördenportale validieren jede eingehende Rechnung und lehnen fehlerhafte ab. Unser Viewer macht eine Schnellprüfung der wichtigsten Punkte.Schnellprüfung

X

XRechnungReines XML, Standard für Behörden

Der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, als XML in CII- oder UBL-Syntax. Ohne Software oder Viewer nicht lesbar. Auch im B2B zulässig.Software mit XRechnung

Z

ZREZentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes

Das Portal, über das Rechnungen an viele Bundesbehörden eingereicht werden. Sie brauchen ein Benutzerkonto und die Leitweg-ID des Auftraggebers.

ZUGFeRDPDF mit eingebettetem XML

Ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Menschen lesen das PDF, Programme das eingebettete XML. Zulässig ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.Software mit ZUGFeRD